Co powinna zawierać faktura?

Dobre procedury dotyczące fakturowania i śledzenia płatności sprawiają, że finanse Twojej firmy są „zdrowe”. Skorzystaj z naszego przewodnika dotyczącego fakturowania.

Upewnij się, że faktura jest czytelna

Najważniejsze jest to, abyś wysłał czytelną fakturę. Spraw, aby Twój klient łatwo mógł się zorientować, kto jest nadawcą i czego dotyczy. Im łatwiej będzie Twojemu klientowi zapłacić, tym szybciej otrzymasz pieniądze.

Oznacza to zawarcie szczegółowych informacji o tym, czego dotyczy faktura i jaki okres obejmuje. Niesprecyzowana faktura jest często zwracana lub opóźniana. Jeśli sprzedajesz na zasadzie godzinowej, powinieneś określić, czego dotyczą godziny, w taki sam sposób, jak określasz, jakie produkty są sprzedawane. Możesz dodać załączniki w sytuacjach, które są istotne.

Pamiętaj, że Twoje faktury muszą być zgodne z warunkami umowy dotyczącymi dni płatności, odsetek za zwłokę, monitów itp.

Niektóre branże i firmy wysyłają zapytanie ofertowe. Oferta, którą otrzymują od Ciebie, jest podstawą do złożenia zamówienia zakupu. Dlatego ważne jest, abyś nie odbiegał zbytnio od przesłanej oferty, chyba że po drodze nastąpiło wiele zmian. W takim przypadku powinieneś poinformować o tym firmę przed wystawieniem faktury.

Zamówienia

Firmy, które proszą o oferty, często wysyłają zamówienia zakupu. Jeśli Twój klient wysyła zamówienie zakupu, powinieneś się do niego stosować. Oznacza to, że musisz oznaczyć fakturę informacjami z takiego dokumentu, w tym:

• Numer zamówienia
• Prawidłowy adres faktury
• Czas / termin płatności
• Referent lub nabywca u klienta

Twoja faktura zostanie odrzucona w systemie klienta, jeśli zapomnisz zastosować się do informacji z zamówienia zakupu. Wtedy może minąć sporo czasu zanim otrzymasz zapłatę.

Check-lista tworzenia faktur: kluczowe elementy, które powinieneś uwzględnić

• Informacje o kliencie – numer klienta / adres odbiorcy / firma odbiorcy

• Numer zamówienia, jeśli je posiadasz

• Numer faktury

• Data faktury (dzień, w którym wystawiasz fakturę)

• Termin płatności – programy do fakturowania mają ustawione 14 lub 30 dni jako standard, ale możesz ustawić okres kredytowania tak krótki, jak pozwala na to klient

• Szczegóły dotyczące tego, co zostało sprzedane

• Kwota VAT i stawka VAT

• Konto, na które należy zapłacić za fakturę i wszystkie informacje dotyczące płatności, których potrzebuje klient

• Dane kontaktowe do Twojego działu finansowego, jeśli klient ma pytania dotyczące faktury

• Informacje o warunkach, które obowiązują, jeśli faktura nie zostanie zapłacona zgodnie z terminem płatności.

Jeśli klient nie zapłaci, Twoja faktura jest dokumentowana, a sprawa trafia do windykacji. Aby upewnić się, że wszyscy w Twojej firmie zgadzają się z Twoim systemem i wymaganiami dotyczącymi fakturowania i sprawdzania wiarygodności kredytowej klientów, ważne jest ustanowienie polityki kredytowej.

Masz problemy z otrzymaniem wynagrodzenia? Możemy pomóc

Intrum ma bogate doświadczenie w pomaganiu klientom w uzyskaniu zapłaty za ich produkty i usługi. Ustalenie dobrej rutyny, korzystanie z informacji kredytowej i szybkie reagowanie na brak płatności pomoże Twojej firmie utrzymać zdrowy przepływ gotówki. Jeśli zmagasz się z opóźnionymi płatnościami, mamy usługi, które mogą pomóc.