7 pułapek fakturowania i jak ich uniknąć
Łatwo jest skupić się na sprzedaży i zapomnieć o koncentracji na płatnościach i fakturowaniu. Czekanie na koniec miesiąca i pośpieszne wystawianie faktur to rutyna wielu firm. Na szczęście nie trzeba wiele wysiłku, aby poprawić praktyki dotyczące fakturowania i prowadzić je w bardziej elastyczny sposób. Unikaj tych pułapek następnym razem, gdy będziesz wystawiać faktury:
- Odkładasz wystawienie faktury na koniec miesiąca.
Nie tylko Ty wpadasz w tę pułapkę. Dobre wyniki sprzedaży nie pomogą finansom Twojej firmy, dopóki faktury nie zostaną zapłacone. Wystawiaj faktury zaraz po sprzedaży towaru lub ustal stałe dni na wystawianie faktur. Wtedy utrzymasz płynność finansową na wysokim poziomie i unikniesz stresującej końcówki miesiąca, kiedy trzeba załatwić wszystkie faktury. - Masz nieefektywne procedury aktualizacji ceny zakupu.
Łatwo jest zapomnieć o aktualizacji cen. Może to spowodować, że sprzedasz klientowi produkt za mniej niż sam za niego zapłaciłeś. Pamiętaj, aby zaktualizować ceny w swoim systemie po otrzymaniu faktury od własnego dostawcy. Pamiętaj o dodaniu kosztów wysyłki. - Wystawiasz fakturę ze stratą.
Ważne jest, abyś odnotował na fakturze wszystko, co sprzedałeś klientowi. Wiele firm nie potrafi uwzględnić wszystkich godzin spędzonych zarówno z klientem, jak i dla niego. Szybko kończy się to tym, że pracują za darmo. - Masz zbyt długi okres kredytowania.
Możesz zaoszczędzić sporo pieniędzy, skracając okres kredytowania, nawet o kilka dni. - Adres klienta na fakturze jest nieprawidłowy.
Upewnij się, że wszystkie adresy na fakturze są aktualne, niezależnie od tego, czy wystawiasz faktury dla konsumenta, czy dla firmy. Wiele firm nie przyjmuje faktur z błędnym adresem, a Ty możesz czekać na pieniądze jeszcze dłużej, przez co będziesz mieć problemy z płynnością finansową. Wyrób sobie nawyk aktualizowania systemu, gdy tylko klient powiadomi Cię o zmianie adresu. To samo dotyczy innych danych – wiele firm odrzuca faktury z błędnym adresem lub niewłaściwym numerem zakupu. - Nie wystawiasz faktur drogą elektroniczną.
Większość firm i konsumentów woli obecnie otrzymywać faktury w formie elektronicznej. Elektroniczne faktury są dostarczane bezpośrednio i często posiadają linki ułatwiające natychmiastowe dokonywanie płatności, podczas gdy faktury papierowe muszą być wysyłane pocztą, a klient musi samodzielnie wprowadzać informacje dotyczące płatności. - Zapomniałeś wyszczególnić, za co jest faktura.
Częstym błędem jest wysyłanie faktury bez określenia, co zostało sprzedane. Jeśli świadczyłeś usługę, ważne jest, aby zawrzeć w niej informacje takie jak godziny pracy, datę, oraz to, na co te godziny były przeznaczone. Pozwala to uniknąć nieporozumień i opóźnień.
Fakturowanie to za duży ból głowy?
Jeśli masz problemy z wystawianiem faktur, pozwól, aby Intrum zajęło się tym procesem za Ciebie. Będziemy wystawiać faktury Twoim klientom, wysyłać przypomnienia i śledzić płatności, dzięki czemu będziesz mógł się zrelaksować i skoncentrować na swojej podstawowej działalności. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i pieniądze, zmniejszysz ryzyko kredytowe, a my zapewnimy Ci raportowanie w czasie rzeczywistym za pomocą naszych przyjaznych narzędzi.